Turnauksen järjestäminen

Turnauksen järjestäminen on koko joukkueen sosiaalinen tapahtuma. Joukkueen vanhemmat tutustuvat samalla toisiinsa ja yhteishenki kasvaa. Yhdessä tekemällä onnistutaan parhaiten!

Hyvin järjestettyyn turnaukseen joukkueet tulevat innolla uudelleen tulevina vuosina. Jokainen turnaus on erilainen, mutta tähän on koottu turnauksen järjestämisen avuksi yleisiä ohjeita.

  • LUVAT JA ILMOITUKSET
    • Turnauslupa haetaan seuraavalle vuodelle Helsingin piiriltä 15.12. mennessä. Turnauslupa haetaan seuran kautta. Täytetty hakemus toimitetaan Juuso Muuriselle 13.12. Turnauslupahakemuksen pohja
    • Pelastussuunnitelma tulee laatia, mikäli tapahtumaan odotetaan osallistuvan samanaikaisesti vähintään 200 henkilöä. Ohjeet pienen yleisötapahtuman pelastussuunnitelman laadintaan
    • Ilmoitus yleisötilaisuudesta tulee tehdä poliisille vähintään viisi vuorokautta ennen tapahtumaa, mikäli odotettu henkilömäärä on vähintään 200 henkilöä. Ilmoitus kannattaa kuitenkin tehdä heti, kun turnauslupa on myönnetty. Ilmoituslomake ja palveluhinnasto
    • Ulkomyynti: Yksityishenkilöiden ja järjestöjen ei tarvitse tiedottaa vähäriskisestä tilapäisestä toiminnasta etukäteen. Elintarvikkeita myytäessä ja tarjoiltaessa tulee kuitenkin huomioida lainsäädännön vaatimukset esimerkiksi säilytyslämpötiloille. Lisätietoja täällä
    • Musiikin julkinen esittäminen: Olympiakomitea, Teosto ja Gramex ovat sopineet keskitetysti musiikin esittämiseen liittyvistä tekijänoikeuskorvauksista vuosille 2017 ja 2018. Lisätietoa sopimuksesta täällä
    • Yhteys turnauspaikan kenttämestariin: sovi ennalta kenttien määrä, koko ja asettelu, maalit, lämmittelyalue, wc- ja pukutilat, kahvion paikka, sähkö- ja vesipisteet, jäteastiat yms.
  • KENTTÄVARAUS
  • TURNAUSKUTSU
    • kutsuttavat joukkueet: joukkueiden yhteystiedot löytyvät lähtökohtaisesti seurojen/joukkueiden nettisivuilta
    • turnauskutsut kannattaa tehdä valmiiksi, jotta niiden lähettäminen on mahdollista heti turnausluvan varmistuttua
    • kutsusta tulisi ilmetä: turnauksen nimi, järjestävä seura/joukkue, turnauksen ajankohta ja paikka, turnaukseen kutsuttava ikäluokka ja tasot (kilpa/haaste/harraste), peliaika, pelien määrä, mahdolliset sijoitusottelut, osallistumismaksu, palkinnot, ilmoittautumisohjeet, yhteystiedot
  • TURNAUSSIVUT
    • on mahdollista luoda joukkueen HJK-j.fi -sivujen alasivuksi, katso esimerkki
    • turnaussivuilla on helppo ylläpitää ja päivittää turnauksen tiedotusta, otteluohjelmia, osallistuvia joukkueita, tuloksia yms.
    • turnaussivulle saa upotettua ilmoittautumislomakkeen, jonka kautta joukkueet voivat ilmoittautua turnaukseen
  • TURNAUSKIRJE OSALLISTUJILLE
    • lähetetään ilmoittautuneille joukkueille hyvissä ajoin
    • turnauskirjeessä tiedotetaan mm. seuraavista asioista (tai ohjataan turnaussivuille, mikäli tiedot on sisällytetty sinne): ajo-ohjeet, pysäköintimahdollisuudet, turnausinfo (kutsun tiedot mukaan), säännöt, otteluohjelma, kahvio ja maksutavat jne.
    • turnausinfossa on mainittava, mikäli turnausjärjestäjä ei vakuuta turnaukseen osallistuvia pelaajia tai taustahenkilöitä vaan jokaisella pelaajalla tulee olla voimassa oleva korttelipassi/pelaajapassi ja vakuutus.
  • OSALLISTUMISMAKSU
    • selvitä vastaavien turnausten osallistumismaksujen taso
    • ota huomioon turnauksen ajankohta, paikka, kesto, pelien määrä, palkinnot
    • ilmoita osallistumismaksu ajoissa
    • osallistumismaksut laskutetaan Jalkkis.netin kautta ulkoisella Laskutus -toiminnolla
  • TURNAUSJÄRJESTELYT
    • otteluohjelman laatiminen
    • pelinohjaajat/tuomarit (huom! kannattaa varata varatuomari sairastapauksien varalle sekä tuomarien tauottaja)
    • turnauskahvio: teltat, pöydät, kahvinkeittimet, mikro, grilli (+ turvallisuuden varmistamiseksi palosammutin ja sammutuspeite), pohjakassa, tuotteet, hinnasto
    • oheismyynti: joukkueilla mahdollisuus myydä HJK fanituotteita, lisätietoja HJK Oy, sari.mikkonen-mannila@hjk.fi
    • palkinnot: mitalit/pokaalit/tsemppari-palkinnot kannattaa tilata hyvissä ajoin
    • diplomit: hyvä turnausjärjestäjä kirjoittaa pelaajien nimet diplomeihin valmiiksi
    • vihreät kortit noudettavissa Helsingin piirin toimistolta
    • äänentoistolaitteet, musiikki, kuulutukset
    • mahdollinen oheistila turnauksen ajaksi: kahvinkeitto yms. järjestelyt
    • ensiapu: lähtökohtaisesti osallistuvat joukkueet vastaavat itse ensiavustaan, suositeltavaa on kuitenkin roolittaa EA-vastaava ja varata yleiset EA-tarvikkeet
    • parkkipaikat: selvitä turnausalueen pysäköintimahdollisuus ja pysäköintijärjestelyt turnausinfoa varten
    • arpajaiset: arpajaispalkintoja kannattaa kerätä lahjoituksina, kysy esim. lähiyrityksiltä!
    • pallotutka tmv. oheistoimintaa
    • siivous: tapahtuman aikana sekä loppusiivous
  • ESIMERKKI TEHTÄVIEN JAKAMISESTA
    • turnausvastaava: turnauksen yleinen organisointi, tehtävien vastuuhenkilöiden ja työryhmien rekrytointi ja ohjeistus, työnjako
    • kisatoimistovastaava + työryhmä: tulospalvelu, pelinohjaajat, palkintojenjako
    • EA-vastaava
    • kahviovastaava + työryhmä: tarvikkeet, myynti, kahvinkeitto, makkaranpaisto, tuotteiden hankinta, valmistus, kahviovuorot
    • sponsorivastaava: turnaussponsorit, lahjoitukset arpajaisiin, kahvioon jne.
  • TURNAUSSPONSORIT
    • monet yritykset ovat halukkaita sponsoroimaan turnauksia, esimerkiksi lahjoittamalla tuotteita kahvioon ja arpajaisiin
    • turnauksen nimeäminen sponsorin mukaan voi olla vastine sponsoroinnista, katso esim. Hyundai-turnaukset
    • paikallisilta yhdistyksiltä tai seurakunnilta kannattaa kysyä esimerkiksi telttoja, grilliä ja pöytiä lainaan turnauksien ajaksi

Klubin toimistolta lainattavissa HJK-lipputankolippu ja pienempiä heiluttelulippuja turnauksen somistamiseksi. ASIO-vuoronvarausjärjestelmän kautta on varattavissa kaksi 3x6m sinistä telttakatosta, lainaus on joukkueille maksutonta. Lainattavissa on myös pieni kahvinkeitin, termarit (2kpl), vedenkeitin, vesitermari sekä pöydät.

Näiden ohjeiden laatimisessa ovat avustaneet turnauksen järjestämisen konkarit ja Klubin seura-aktiivit Riina Ruska ja Laura Sormunen-Kallio.

Mikäli sinulla on lisäyksiä listalle, älä epäröi ehdottaa niitä! Ehdotukset osoitteeseen jenna.punakivi@hjk.fi.